isidocs - Dokumentenmanagement einfach
Der Schnellüberblick
Wenn man schnell und einfach einen Überblick haben möchte, was alles in Ordnern liegt und man die Ablage organisieren will: Dafür ist der Schnellüberblick gedacht. Er hat die folgenden Elemente:
Auf diesem Bildschirmfoto sind nur wenige Spalten sichtbar, ziehen Sie das Fenster größer, sehen Sie auch noch Spalten für Kontakte, Dokumentenarten, etc.
Spalte Regale: Liste der Regale. Mit (+) kann ein neues Regal angelegt werden.
Spalte Ordner: Liste der Ordner. Mit (+) kann ein neuer Ordner im gewählten Regal angelegt werden. Sie können mit der Umschalt (Shift) - Taste oder der Befehlstaste gedrückt mehrere Ordner auswählen, die Verweise in allen ausgewählten Ordnern werden dann angezeigt. Mit Rechtsklick kann ein gewählter Ordner exportiert werden.
Spalte Verweise: Liste der Verweise. Doppelklick auf einen Verweiseintrag öffnet die Maske zur Bearbeitung. Mit Rechtsklick auf die ausgewählten Verweise können diverse Aktionen ausgelöst werden. Ber Rechtsklick lönnen Sie folgende Aktionen auslösen:
- Schnell einordnen... Die ausgewählten Verweise können alle zusammen in einen gewünschten Ordner verschoben werden, es kann ein Kontakt und ein Dokumententyp zugeweisen werden, sie können "Als endgültig archiviert markiert" werden, die Sichbarkeit kann angepasst werden und das Belegdatum gesetzt.
- Verschieben nach... Die ausgewählten Verweise können alle zusammen in einen gewünschten Ordner verschoben werden.
- Kopie ablegen in... Die ausgewählten Verweise können alle zusammen in einen gewünschten Ordner kopiert werden.
- Klassifikation zuweisen... Sie werden nach einer der angelegten Klassifikationsvorlagen gefragt. isidocs ordnet dann alle in dieser Vorlage gemachten Einstellungen den gewählten Verweisen zu.
- In Mappe... Hier können Sie die Verweise in eine angelegte Mappe legen. Die Verweise bleiben in den Ordnern/Regalen, in denen sie abgelegt wurden.
- Aufgabe anlegen... Nur aktiv, wenn genau ein Verweis ausgewählt ist. Sie können dann für diesen Verweis eine Aufgabe anlegen.
- Als endgültig archiviert markieren In den Keller bringen. Die gewählten Verweise werden dann markiert und tauchen in der normalen Bearbeitung nicht mehr auf, sie bleiben aber dort liegen, wo Sie sie abgelegt haben. Setzen Sie in Ihren Voreinstellungen den Haken bei "endgültig archivierte Verweise anzeigen", dann wird das Hauptfenster rot umrandet, und in der Schnellübersicht und der Suche wird links eine rote Linie abgebildet. Ab jetzt werden bei allen Anzeigen auch wieder die "im Keller liegenden Dokumente" angezeigt.
- Sichtbarkeit setzen... Hier können Sie die Verweise einer Sichtbarkeitsgruppe zuordnen.
- Kunden zuordnen... Hier können Sie die Verweise einem Kontakt/Kunden zuordnen.
- löschen... Nur aktiv im Eingangskorb. Bereits eingeordnete Verweise dürfen nicht gelöscht werden.
- per Mail versenden... Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Empfänger auswählen können, im nächsten Schritt können Sie dann eine Mail verfassen und mit den ausgewählten Verweisen als Anhang versenden. Eventuell werden Sie nach den Einstellungen für den Mailversand gefragt, wenn diese Daten auf diesem Rechner einmal eingegeben wurden, greift isidocs darauf zu und fragt nicht mehr nach.
Anzeige des ausgewählten Verweises: Die kleine Lupe öffnet das PDF in einem weiteren, broßen Fenster. Ist ein Häkchen gesetzt bei "Bei Auswahl Verweis Viewer aktualisieren" aktualisiert sich die Anzeige im geöffneten großen Fenster automatisch bei Auswahl eines neuen Verweises.
Filter nach Datum: Wenn aktiviert, kann mit den Steuerelementen der Datumsbereich der Anzeige eingeengt werden. Mit den Schiebereglern kann ein ungefähres Datum angesteuert werden, mit Klick auf den kleinen Kalender (wird eingeblendet, wenn der Filter aktiv ist) kann das Datum genauer gewählt werden. Es ist auch möglich, in den Datumsfeldern direkt ein gewünschtes Datum anzuzeigen.
Verweise und Ordner umordnen: Im Schnellüberblick können Dokumente und Ordner in den Regalen umgeordnet werden. Verweise umordnen: Klicken Sie auf den Ordner, aus dem Sie Verweise umordnen wollen. Klicken Sie einen oder mehrere Verweise an, bei mehreren Verweisen halten Sie dann die Optionstaste gedrückt, klicken auf einen der gewählten Verweise und ziehen Sie die Auswahl auf den gewünschten Ordner. Ursprungsordner und Zielordner müssen gleichzeitig sichtbar sein, müssen also im selben Regal stehen. Möchten Sie Verweise zwischen Ordnern verschieben, die in unterschiedlichen Regalen stehen, dann nutzen Sie bitte den Rechtsklick auf die ausgewählten Verweise und wählen dort "Verschieben nach...".
Ordner umordnen: Klicken Sie auf das Regal, aus dem Sie Ordner umordnen wollen. Klicken Sie einen oder mehrere Ordner an, bei mehreren Ordnern halten Sie dann die Optionstaste gedrückt, klicken auf einen der gewählten Ordner und ziehen Sie die Auswahl auf das gewünschten Regal.