isidocs - Dokumentenmanagement einfach


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Allgemeines

AKTEN ist ein DMS (Dokumenten Management System). Akten übernimmt die klassische Ablagestrategie in Regale und Ordner und erweitert diese um digitale Möglichkeiten. Dokumente in AKTEN können mehrfach abgelegt werden, ohne Duplikate zu erzeugen, sie können nach Dokumentenarten unterteilt werden und mit Etiketten versehen sowie einem Kunden zugeordnet werden.

Komplettlösung rund um Dokumente, inklusive Freigabe, Terminüberwachung, Beantwortung. AKTEN ist entworfen für die Behandlung von im Haus ankommenden PDF-Dokumenten, deren Bearbeitung und Beantwortung

verwaltet alle eingehenden und gescannten PDF-Dokumente. Eingehende Dokumente können auf mehrere Arten ins System kommen, von der manuellen Einpflege, das Einlesen aus einem überwachten Ordner und dem Abfragen eines elektronischen Postfaches. Der Eingang kann mit Regeln versehen werden, bei bestimmten gefundenen Begriffen in den Dokumenten kann eine automatische Ablage bzw. Aufgabenzuordnung erfolgen. Verschlüsselte Datenablage. Alle Dokumente werden unveränderbar und verschlüsselt abgelegt, alle Änderungen an den Daten rund um das Dokument (Metadaten) werden nachvollziehbar protokolliert. Mehrplatzfähig, Windows und Mac. Von 2 Usern bis mehrere hundert, für Privatpersonen gibt es auch eine Einzelplatzversion. Zusammenfassung von Dokumenten in Regalen/Ordnern bzw. Mappen. Mappen können dann weiter gegeben werden. Terminüberwachung von Dokumenten und Mappen. Kein Vertragsende mehr verpassen. Aktenlauf - Dokumente oder Mappen, die durch die Firma laufen, zur Kenntnisnahme oder im Freigabeprozess. Bei der Kenntnisnahme müssen alle zustimmen, beim Freigabeprozess gibt es einen überwachten Ablauf von Person zu Person. Benachrichtigungen. Anstehende Termin, neue Aufgaben und Freigaben werden auf Wunsch per Mail oder SMS signalisiert. Integrierter Schriftverkehr, also Nachfragen zu eingehenden Dokumenten, Antwortschreiben, etc. AKTEN hat eine komplette Textverarbeitung integriert, ähnlich Microsoft Word. Akten greift dabei auf Vorlagen und hinterlegte Daten zurück.

Dreh- und Angelpunkt in „AKTEN“ ist das PDF-Dokument. Dieses Dokument wird eingelesen, und beim Einlesen wird ihm ein erster „Verweis“ zugeordnet. Diese Verweise werden dann klassisch in Ordnern gespeichert, die wiederum in Regalen (oder Aktenschränken) stehen. Jeder Verweis kann einem Kontakt/Kunden zugeordnet werden, und es können beliebige Etiketten/Tags zugewiesen werden. Wenn text im PDF enthalten ist (per Scanner und OCR oder bei erzeugten PDF) kann jedes Dokument auch durch eine Volltextsuche gefunden werden. Wichtiges Organisationinstrument in „AKTEN“ ist die Mappe. Eine Mappe ist ein Aufbewahrungsort von Verweisen/Dokumenten, ohne dass diese ihren Platz im Ordenr/Regal verlassen müssen. Mappen dienen zu Zusammenfassung von Verweisen zu einem bestimmten Zweck. Mehr dazu finden Sie im Handbuch unter Mappen. Dokumente und Verweise Jedes PDF, welches in Akten eingelesen wird, wird intern verschlüsselt und einmalig als Dokument gespeichert. Beim Einlesen wird zu jedem Dokument auch automatisch ein Verweis erzeugt. Ein Verweis ist das, was der Name sagt: Er verweist auf ein Dokument. Diesen Verweis können Sie in Regalen und Ordnern ablegen, bearbeiten, als Aufgabe übergeben und in Mappen zusammenfassen. Es können beliebig viele Verweise auf ein Dokument zeigen. Das Dokument bleibt in jedem Falle unverändert. Verschlüsselung und Sicherheit Alle Verweise können auf Wunsch (siehe Einstellungen Programm) verschlüsselt abgelegt werden. Für jede Installation wird ein individueller Schlüssel während der Einrichtung angefordert und in der Datendatei gespeichert. Dieser individuelle Schlüssel wird mit dem Masterschlüssel der Firma Kunckel EDV verschlüsselt während des Transportes auf den Rechner. Zugriffskontrolle Jeder Verweis in AKTEN kann einer Gruppe zugeordnet werden. Gruppen werden über die Voreinstellungen angelegt und verwaltet. Jeder User kann einer beliebigen Anz